Tres ideas para mejorar la ejecución de proyectos estratégicos

La mayoría de las organizaciones, sean del sector público o privado, enfrentan un problema común: Los proyectos estratégicos no se ejecutan con la rapidez y la calidad con que deberían realizarse.

En muchos casos no es un problema de falta de visión, de estrategia o de conocimiento. Es un problema que se genera por la falta de alineamiento y colaboración entre las diferentes áreas y personas de una organización que tienen sus propios objetivos y proyectos. Es un problema de foco y de prioridades.

Para resolverlo, el líder debe comprometer y motivar a todas las personas para ejecutar los proyectos que hayan sido definidos como prioritarios para la organización.

Ejecucion - arrow

(Pixabay)

¿Como mejorar la ejecución?

1) Involucramiento de todas las áreas

Hay que definir equipos de trabajo para cada proyecto estratégico de forma transversal, buscando la participación de todas las áreas que puedan colaborar con dicho proyecto. Los participantes involucrados en cada proyecto deben contar con los espacios adecuados para seguir reflexionando y poder interactuar efectivamente entre ellos. Estos espacios deben darse a través de reuniones periódicas en todos los niveles que se considere necesario. Además de personas de la propia organización, se puede involucrar también a personas de organizaciones externas,  incluyendo Clientes, Socios de Negocios, Proveedores.

2) Incentivos transversales

Todos los involucrados deben tener incentivos alineados a los objetivos del proyecto. Estos incentivos  deben ser simples y fáciles de entender. Adicionalmente, los objetivos y resultados relacionados con estos incentivos, deben ser también fáciles de medir.

3) Seguimiento por proyecto

Es importante revisar periódicamente los indicadores y las métricas más importantes. El objetivo de las revisiones es entender las causas raíz de algún problema y/o las oportunidades de mejora, con la finalidad de generar nuevas acciones específicas,  con fechas y responsables que permitan corregir y/o mejorar los resultados del proyecto.

 

Alineamiento

(Juan Petit)

¿Cómo podemos empezar a  involucrar y alinear a toda la organización?

Es fundamental empezar a involucrar a todas las áreas y personas claves para cada proyecto. Estas personas, deben participar de los debates y discusiones para definir cómo debe ejecutarse cada uno de los proyectos que han sido priorizados.

Para ello, es vital incluso que el líder esté dispuesto a cambiar sus propias opiniones, como resultado de las ideas que pueda recibir de su gente.

De hecho, es recomendable que en las primeras discusiones, no participen ni el líder ni otras personas que por su mayor peso, puedan influenciar fuertemente en estas discusiones. Especialmente si se considera que pueden cohibir a los  demás participantes.

Es recomendable que la primera interacción se lleve a cabo por medio de talleres presenciales. El objetivo es obtener planes de acción que incluyan Responsables, fechas e indicadores que permitan medir el éxito de cada uno de los proyectos estratégicos. Para ser exitosos, estos talleres deben promover los siguientes aspectos:

  • Reflexionar y debatir cada uno de los proyectos en pequeños grupos de trabajo
  • Documentar las ideas aportadas por cada uno de los grupos de trabajo. De esta forma podrán ser consideradas por quienes sean designados como líderes de cada  proyecto
  • Estimular la competencia entre los grupos, reconociendo y premiando a los que hagan los mejores aportes

Con las ideas obtenidas y luego de escuchar las propuestas de los diferentes grupos, el líder debe definir responsables así como asegurar incentivos transversales y una adecuada gestión del seguimiento de avance de cada uno de los proyectos.

Un equipo alineado, comprometido y enfocado en la ejecución, será exitoso cuando tenga una buena idea.  Un equipo que ejecuta mal, así tenga la mejor idea, nunca hará la diferencia. 

Alinear una organización para ejecutar lo mejor posible,  suele ser una  obsesión de los grandes líderes.

 

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