TALLER ACE – Presentación

Este Taller inicialmente se basó en los talleres de planificación estratégica que ofrecíamos cuando trabajaba en IBM a nuestros principales clientes. Estos Talleres de Planificación Estratégica los realicé durante mis últimos años como representante de ventas. Los hicimos con ocho bancos y empresas de Seguros que eran atendidos por mi persona.

Posteriormente, ya siendo gerente y posteriormente Director y VP, teniendo cada vez con más gente a mi cargo, fuí adaptando la metodología basado en mi experiencia. Como hacía estos talleres todos los años, después  fui desarrollando una metodología  menos enfocada en planeamiento estratégico y más orientada al alineamiento y colaboración para mejorar la ejecución de las prioridades de mi área. A esta metodología la llamé ACE (Alineamiento, Colaboración y Ejecución), y ha seguido evolucionando hasta hoy, para que pueda ser usada por cualquier empresa que quiera llevar a cabo un taller donde se promueva la participación activa de los asistentes al mismo.

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¿Cuales son los aspectos más importantes de esta Metodología?

1) Fomenta la reflexión sobre los TEMAS definidos por el Líder.
2) Promueve la discusión y el intercambio de ideas diversas.
3) Estimula la competencia para elegir las mejores ideas.

¿QUIENES SON PARTE DE UN TALLER CON METODOLOGIA ACE3?

El Líder, es la persona de mayor jerarquía. Es quien define contratar y llevar a cabo el taller.

El Moderador, es la persona responsable por conducir y dirigir el taller, es quien hace de guía, consultor y moderador según resulte oportuno.

Los Participantes, son personas que usualmente reportan al Líder o han sido invitadas por este, para que aporten sus ideas y experiencia con la finalidad de cumplir con los objetivos del Taller. La idea es generar un ambiente de mucha diversidad, con participantes de diferentes áreas que puedan contribuir a reflexionar, generar nuevas ideas e incrementar el conocimiento del grupo.

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¿CUAL ES EL PROPOSITO Y A QUIEN ESTA DIRIGIDO ESTE TALLER?

El propósito de este Taller es comprometer,  alinear y obtener las mejores ideas de los participantes con la finalidad de ejecutar mejor los TEMAS que hayan sido definidos por el Líder de una organización.

La metodología fomenta la reflexión, discusión  y que se planteen propuestas concretas para todos los TEMAS.  

Está dirigido a cualquier organización, que quiera llevar a cabo un taller con el propósito mencionado a través de una participación muy activa de los participantes para que estos contribuyan a encontrar soluciones a los temas planteados.

RECOMENDACIONES Y ESTRUCTURA DE UN TALLER CON METODOLOGIA ACE3

Duración recomendada: 1.5 días.

Participantes: De 15 a 30 personas a los que se quiera juntar.

Lugar recomendado: Fuera de la Oficina, que facilite la participación activa no interrumpida, uso de celulares solo en los tiempos asignados.

Estructura del Taller:

1.Información de Soporte: Presentaciones de apoyo que preparan a los Participantes para las sesiones de grupo.

2.Sesiones de grupos: Discusión sobre cada uno de los TEMAS planteados por el Líder, un TEMA por Sesión.

3.Presentaciones: Propuestas de los grupos finales.

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¿QUE BENEFICIOS SE OBTIENEN CON LA METODOLOGIA ACE3?

Principales Beneficios:

1.Generar nuevas ideas.

2.Incrementar el Compromiso.

3.Obtener propuestas concretas sobre cada TEMA.

4.Conseguir el Alineamiento de los Participantes y sus Equipos.

Sin embargo, también hay otros beneficios importantes que puede obtener cada uno de los participantes con esta metodología:

  • Mejorar sus relaciones interpersonales.
  • Compartir sus ideas y conocimientos para ser reconocido por otros participantes.
  • Capturar buenas ideas y conocimientos de los demás participantes.

Tres ideas para mejorar la ejecución de proyectos estratégicos

La mayoría de las organizaciones, sean del sector público o privado, enfrentan un problema común: Los proyectos estratégicos no se ejecutan con la rapidez y la calidad con que deberían realizarse.

En muchos casos no es un problema de falta de visión, de estrategia o de conocimiento. Es un problema que se genera por la falta de alineamiento y colaboración entre las diferentes áreas y personas de una organización que tienen sus propios objetivos y proyectos. Es un problema de foco y de prioridades.

Para resolverlo, el líder debe comprometer y motivar a todas las personas para ejecutar los proyectos que hayan sido definidos como prioritarios para la organización.

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(Pixabay)

¿Como mejorar la ejecución?

1) Involucramiento de todas las áreas

Hay que definir equipos de trabajo para cada proyecto estratégico de forma transversal, buscando la participación de todas las áreas que puedan colaborar con dicho proyecto. Los participantes involucrados en cada proyecto deben contar con los espacios adecuados para seguir reflexionando y poder interactuar efectivamente entre ellos. Estos espacios deben darse a través de reuniones periódicas en todos los niveles que se considere necesario. Además de personas de la propia organización, se puede involucrar también a personas de organizaciones externas,  incluyendo Clientes, Socios de Negocios, Proveedores.

2) Incentivos transversales

Todos los involucrados deben tener incentivos alineados a los objetivos del proyecto. Estos incentivos  deben ser simples y fáciles de entender. Adicionalmente, los objetivos y resultados relacionados con estos incentivos, deben ser también fáciles de medir.

3) Seguimiento por proyecto

Es importante revisar periódicamente los indicadores y las métricas más importantes. El objetivo de las revisiones es entender las causas raíz de algún problema y/o las oportunidades de mejora, con la finalidad de generar nuevas acciones específicas,  con fechas y responsables que permitan corregir y/o mejorar los resultados del proyecto.

 

Alineamiento

(Juan Petit)

¿Cómo podemos empezar a  involucrar y alinear a toda la organización?

Es fundamental empezar a involucrar a todas las áreas y personas claves para cada proyecto. Estas personas, deben participar de los debates y discusiones para definir cómo debe ejecutarse cada uno de los proyectos que han sido priorizados.

Para ello, es vital incluso que el líder esté dispuesto a cambiar sus propias opiniones, como resultado de las ideas que pueda recibir de su gente.

De hecho, es recomendable que en las primeras discusiones, no participen ni el líder ni otras personas que por su mayor peso, puedan influenciar fuertemente en estas discusiones. Especialmente si se considera que pueden cohibir a los  demás participantes.

Es recomendable que la primera interacción se lleve a cabo por medio de talleres presenciales. El objetivo es obtener planes de acción que incluyan Responsables, fechas e indicadores que permitan medir el éxito de cada uno de los proyectos estratégicos. Para ser exitosos, estos talleres deben promover los siguientes aspectos:

  • Reflexionar y debatir cada uno de los proyectos en pequeños grupos de trabajo
  • Documentar las ideas aportadas por cada uno de los grupos de trabajo. De esta forma podrán ser consideradas por quienes sean designados como líderes de cada  proyecto
  • Estimular la competencia entre los grupos, reconociendo y premiando a los que hagan los mejores aportes

Con las ideas obtenidas y luego de escuchar las propuestas de los diferentes grupos, el líder debe definir responsables así como asegurar incentivos transversales y una adecuada gestión del seguimiento de avance de cada uno de los proyectos.

Un equipo alineado, comprometido y enfocado en la ejecución, será exitoso cuando tenga una buena idea.  Un equipo que ejecuta mal, así tenga la mejor idea, nunca hará la diferencia. 

Alinear una organización para ejecutar lo mejor posible,  suele ser una  obsesión de los grandes líderes.