Tres ideas para mejorar la ejecución de proyectos estratégicos

La mayoría de las organizaciones, sean del sector público o privado, enfrentan un problema común: Los proyectos estratégicos no se ejecutan con la rapidez y la calidad con que deberían realizarse.

En muchos casos no es un problema de falta de visión, de estrategia o de conocimiento. Es un problema que se genera por la falta de alineamiento y colaboración entre las diferentes áreas y personas de una organización que tienen sus propios objetivos y proyectos. Es un problema de foco y de prioridades.

Para resolverlo, el líder debe comprometer y motivar a todas las personas para ejecutar los proyectos que hayan sido definidos como prioritarios para la organización.

Ejecucion - arrow

(Pixabay)

¿Como mejorar la ejecución?

1) Involucramiento de todas las áreas

Hay que definir equipos de trabajo para cada proyecto estratégico de forma transversal, buscando la participación de todas las áreas que puedan colaborar con dicho proyecto. Los participantes involucrados en cada proyecto deben contar con los espacios adecuados para seguir reflexionando y poder interactuar efectivamente entre ellos. Estos espacios deben darse a través de reuniones periódicas en todos los niveles que se considere necesario. Además de personas de la propia organización, se puede involucrar también a personas de organizaciones externas,  incluyendo Clientes, Socios de Negocios, Proveedores.

2) Incentivos transversales

Todos los involucrados deben tener incentivos alineados a los objetivos del proyecto. Estos incentivos  deben ser simples y fáciles de entender. Adicionalmente, los objetivos y resultados relacionados con estos incentivos, deben ser también fáciles de medir.

3) Seguimiento por proyecto

Es importante revisar periódicamente los indicadores y las métricas más importantes. El objetivo de las revisiones es entender las causas raíz de algún problema y/o las oportunidades de mejora, con la finalidad de generar nuevas acciones específicas,  con fechas y responsables que permitan corregir y/o mejorar los resultados del proyecto.

 

Alineamiento

(Juan Petit)

¿Cómo podemos empezar a  involucrar y alinear a toda la organización?

Es fundamental empezar a involucrar a todas las áreas y personas claves para cada proyecto. Estas personas, deben participar de los debates y discusiones para definir cómo debe ejecutarse cada uno de los proyectos que han sido priorizados.

Para ello, es vital incluso que el líder esté dispuesto a cambiar sus propias opiniones, como resultado de las ideas que pueda recibir de su gente.

De hecho, es recomendable que en las primeras discusiones, no participen ni el líder ni otras personas que por su mayor peso, puedan influenciar fuertemente en estas discusiones. Especialmente si se considera que pueden cohibir a los  demás participantes.

Es recomendable que la primera interacción se lleve a cabo por medio de talleres presenciales. El objetivo es obtener planes de acción que incluyan Responsables, fechas e indicadores que permitan medir el éxito de cada uno de los proyectos estratégicos. Para ser exitosos, estos talleres deben promover los siguientes aspectos:

  • Reflexionar y debatir cada uno de los proyectos en pequeños grupos de trabajo
  • Documentar las ideas aportadas por cada uno de los grupos de trabajo. De esta forma podrán ser consideradas por quienes sean designados como líderes de cada  proyecto
  • Estimular la competencia entre los grupos, reconociendo y premiando a los que hagan los mejores aportes

Con las ideas obtenidas y luego de escuchar las propuestas de los diferentes grupos, el líder debe definir responsables así como asegurar incentivos transversales y una adecuada gestión del seguimiento de avance de cada uno de los proyectos.

Un equipo alineado, comprometido y enfocado en la ejecución, será exitoso cuando tenga una buena idea.  Un equipo que ejecuta mal, así tenga la mejor idea, nunca hará la diferencia. 

Alinear una organización para ejecutar lo mejor posible,  suele ser una  obsesión de los grandes líderes.

 

¿Quieres lograr objetivos que parecen imposibles? La clave es la determinación

Estoy convencido que, para lograr cualquier objetivo, se necesitan tres cosas fundamentales:

  • Tener una visión: cual es la razón que nos mueve, tener muy claro el Objetivo que queremos lograr, tener un plan con acciones específicas y realistas, incluyendo fechas, responsables y métricas que permitan medir nuestro avance para cada una de éstas.
  • Desarrollar o adquirir las capacidades necesarias: que necesitamos para poder llevar a cabo las acciones que componen el plan anterior, que habilidades necesitamos desarrollar, que recursos necesitamos tener.
  • Determinación: El camino no es fácil cuando nos proponemos algo que sabemos nos resulta difícil.  La Determinación es el elemento clave que necesitamos para lograr el objetivo, especialmente es esos momentos donde nos puede parecer imposible.
Determinacion - saltando en las montañas
(Pixabay)

¿Qué es la determinación?

Según Carol Dweck en su libro Mindset (La Actitud del éxito), “la determinación es la disposición para perseguir objetivos a muy largo plazo y hacerlo con pasión y perseverancia”. Para saber que tan fuerte es tu determinación para lograr algo, podrías intentar responder algunas preguntas: ¿Cuánto estás dispuesto a sufrir?  ¿Es realmente una prioridad? ¿Estás dispuesto a dedicarle mucho tiempo y esfuerzo?

Desde niños, hemos aprendido sobre la importancia del trabajo. La importancia del entrenamiento, de la práctica. La determinación es fundamental para lograr un objetivo con éxito.

En los últimos años, se han desarrollado algunos conceptos de mucho valor al respecto. Malcom Gladwell en su libro Outliers (Fuera de Serie), nos habla sobre la necesidad de dedicar 10,000 horas de práctica o de trabajo, para que alguien pueda ser realmente fuera de serie en alguna disciplina.

Por otro lado, en su libro How bad do you want it? (Qué tanto lo deseas), Matt Fitzgerald nos explica, usando ejemplos fascinantes del mundo del deporte, cómo desarrollar y dominar la fortaleza mental para superar nuestros retos.

La determinación es la pasión, la perseverancia, el coraje, la resistencia, el estar dispuestos a trabajar muy duro, incluso el estar dispuestos a sufrir, para hacer realidad algo que queremos lograr.

La determinación es una actitud que tiene mucho que ver con la fortaleza mental.

La determinación es muy difícil de medirse objetivamente. De hecho, hay muy poco avance científico hasta ahora. Por otro lado, si existen muchas ideas y experimentos de lo que se puede hacer para incrementar la fortaleza mental de las personas.

¿Cómo se puede desarrollar la fortaleza mental?

Dweck nos dice que las personas que tienen una actitud de éxito, son capaces de desarrollar su fortaleza mental. Estas personas usualmente tienen cinco características que son las que debemos promover y fomentar tanto en nosotros mismos como en las personas que están a nuestro alrededor.

determination - kid
Photo by @beachbumledford

Las cinco características de las personas con Actitud de Éxito:

  • Retos: Les gusta tomar nuevos retos
  • Obstáculos: Persisten para superarlos, no se rinden fácilmente
  • Esfuerzo: Ven el esfuerzo como el camino a convertirse en expertos.
  • Criticas: Buscan entender y aprender de las criticas
  • Éxito de Otros: Se inspiran y aprenden del éxito de otras personas.

Aun siendo menos talentosos que otras personas, las personas que tienen mayor fortaleza mental, logran muy buenos resultados. Incluso mejores que los que pueden lograr personas con más talento, pero con menos fortaleza mental. Por eso debemos de enfocarnos en hacer nuestras estas características. Del mismo modo que debemos rodearnos de personas que tienen Actitud de Éxito. Las personas con Actitud de Éxito, pueden seguir desarrollando su fuerza mental.

Como líderes también debemos buscar y priorizar características que tienen que ver con la fortaleza mental y la mentalidad de superación. Esto es particularmente importante cuando queremos incorporar a alguien a nuestro equipo. La idea es identificar comportamientos relacionados con esas características en los candidatos.

¿Cómo contratamos personas con mayor fortaleza mental? Pensemos en comportamientos relacionados con las cinco características antes mencionadas, cuando estemos:

  • Analizando los CV.
  • Preguntando a personas o referidos que los conocen.
  • Observando a través de algún test piloto o en las entrevistas.

Podemos tener la mejor visión y el mejor plan de lo que queremos lograr, podemos tener todas las capacidades y los recursos necesarios para hacerlo, pero cuando tengamos problemas, cuando tengamos miedo, cuando tengamos dudas, será nuestra determinación la que nos permitirá superar cualquier obstáculo y lograr nuestros objetivos. Para lograr ese éxito con el que soñamos, para poder hacer posible algo que parece imposible, necesitamos determinación.

La determinación es la actitud clave para lograr nuestros objetivos, especialmente cuando estos son difíciles de alcanzar.