Tres ideas para mejorar la ejecución de proyectos estratégicos

La mayoría de las organizaciones, sean del sector público o privado, enfrentan un problema común: Los proyectos estratégicos no se ejecutan con la rapidez y la calidad con que deberían realizarse.

En muchos casos no es un problema de falta de visión, de estrategia o de conocimiento. Es un problema que se genera por la falta de alineamiento y colaboración entre las diferentes áreas y personas de una organización que tienen sus propios objetivos y proyectos. Es un problema de foco y de prioridades.

Para resolverlo, el líder debe comprometer y motivar a todas las personas para ejecutar los proyectos que hayan sido definidos como prioritarios para la organización.

Ejecucion - arrow

(Pixabay)

¿Como mejorar la ejecución?

1) Involucramiento de todas las áreas

Hay que definir equipos de trabajo para cada proyecto estratégico de forma transversal, buscando la participación de todas las áreas que puedan colaborar con dicho proyecto. Los participantes involucrados en cada proyecto deben contar con los espacios adecuados para seguir reflexionando y poder interactuar efectivamente entre ellos. Estos espacios deben darse a través de reuniones periódicas en todos los niveles que se considere necesario. Además de personas de la propia organización, se puede involucrar también a personas de organizaciones externas,  incluyendo Clientes, Socios de Negocios, Proveedores.

2) Incentivos transversales

Todos los involucrados deben tener incentivos alineados a los objetivos del proyecto. Estos incentivos  deben ser simples y fáciles de entender. Adicionalmente, los objetivos y resultados relacionados con estos incentivos, deben ser también fáciles de medir.

3) Seguimiento por proyecto

Es importante revisar periódicamente los indicadores y las métricas más importantes. El objetivo de las revisiones es entender las causas raíz de algún problema y/o las oportunidades de mejora, con la finalidad de generar nuevas acciones específicas,  con fechas y responsables que permitan corregir y/o mejorar los resultados del proyecto.

 

Alineamiento

(Juan Petit)

¿Cómo podemos empezar a  involucrar y alinear a toda la organización?

Es fundamental empezar a involucrar a todas las áreas y personas claves para cada proyecto. Estas personas, deben participar de los debates y discusiones para definir cómo debe ejecutarse cada uno de los proyectos que han sido priorizados.

Para ello, es vital incluso que el líder esté dispuesto a cambiar sus propias opiniones, como resultado de las ideas que pueda recibir de su gente.

De hecho, es recomendable que en las primeras discusiones, no participen ni el líder ni otras personas que por su mayor peso, puedan influenciar fuertemente en estas discusiones. Especialmente si se considera que pueden cohibir a los  demás participantes.

Es recomendable que la primera interacción se lleve a cabo por medio de talleres presenciales. El objetivo es obtener planes de acción que incluyan Responsables, fechas e indicadores que permitan medir el éxito de cada uno de los proyectos estratégicos. Para ser exitosos, estos talleres deben promover los siguientes aspectos:

  • Reflexionar y debatir cada uno de los proyectos en pequeños grupos de trabajo
  • Documentar las ideas aportadas por cada uno de los grupos de trabajo. De esta forma podrán ser consideradas por quienes sean designados como líderes de cada  proyecto
  • Estimular la competencia entre los grupos, reconociendo y premiando a los que hagan los mejores aportes

Con las ideas obtenidas y luego de escuchar las propuestas de los diferentes grupos, el líder debe definir responsables así como asegurar incentivos transversales y una adecuada gestión del seguimiento de avance de cada uno de los proyectos.

Un equipo alineado, comprometido y enfocado en la ejecución, será exitoso cuando tenga una buena idea.  Un equipo que ejecuta mal, así tenga la mejor idea, nunca hará la diferencia. 

Alinear una organización para ejecutar lo mejor posible,  suele ser una  obsesión de los grandes líderes.

 

¿Quieres lograr objetivos que parecen imposibles? La clave es la determinación

Estoy convencido que, para lograr cualquier objetivo, se necesitan tres cosas fundamentales:

  • Tener una visión: cual es la razón que nos mueve, tener muy claro el Objetivo que queremos lograr, tener un plan con acciones específicas y realistas, incluyendo fechas, responsables y métricas que permitan medir nuestro avance para cada una de éstas.
  • Desarrollar o adquirir las capacidades necesarias: que necesitamos para poder llevar a cabo las acciones que componen el plan anterior, que habilidades necesitamos desarrollar, que recursos necesitamos tener.
  • Determinación: El camino no es fácil cuando nos proponemos algo que sabemos nos resulta difícil.  La Determinación es el elemento clave que necesitamos para lograr el objetivo, especialmente es esos momentos donde nos puede parecer imposible.
Determinacion - saltando en las montañas
(Pixabay)

¿Qué es la determinación?

Según Carol Dweck en su libro Mindset (La Actitud del éxito), “la determinación es la disposición para perseguir objetivos a muy largo plazo y hacerlo con pasión y perseverancia”. Para saber que tan fuerte es tu determinación para lograr algo, podrías intentar responder algunas preguntas: ¿Cuánto estás dispuesto a sufrir?  ¿Es realmente una prioridad? ¿Estás dispuesto a dedicarle mucho tiempo y esfuerzo?

Desde niños, hemos aprendido sobre la importancia del trabajo. La importancia del entrenamiento, de la práctica. La determinación es fundamental para lograr un objetivo con éxito.

En los últimos años, se han desarrollado algunos conceptos de mucho valor al respecto. Malcom Gladwell en su libro Outliers (Fuera de Serie), nos habla sobre la necesidad de dedicar 10,000 horas de práctica o de trabajo, para que alguien pueda ser realmente fuera de serie en alguna disciplina.

Por otro lado, en su libro How bad do you want it? (Qué tanto lo deseas), Matt Fitzgerald nos explica, usando ejemplos fascinantes del mundo del deporte, cómo desarrollar y dominar la fortaleza mental para superar nuestros retos.

La determinación es la pasión, la perseverancia, el coraje, la resistencia, el estar dispuestos a trabajar muy duro, incluso el estar dispuestos a sufrir, para hacer realidad algo que queremos lograr.

La determinación es una actitud que tiene mucho que ver con la fortaleza mental.

La determinación es muy difícil de medirse objetivamente. De hecho, hay muy poco avance científico hasta ahora. Por otro lado, si existen muchas ideas y experimentos de lo que se puede hacer para incrementar la fortaleza mental de las personas.

¿Cómo se puede desarrollar la fortaleza mental?

Dweck nos dice que las personas que tienen una actitud de éxito, son capaces de desarrollar su fortaleza mental. Estas personas usualmente tienen cinco características que son las que debemos promover y fomentar tanto en nosotros mismos como en las personas que están a nuestro alrededor.

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Las cinco características de las personas con Actitud de Éxito:

  • Retos: Les gusta tomar nuevos retos
  • Obstáculos: Persisten para superarlos, no se rinden fácilmente
  • Esfuerzo: Ven el esfuerzo como el camino a convertirse en expertos.
  • Criticas: Buscan entender y aprender de las criticas
  • Éxito de Otros: Se inspiran y aprenden del éxito de otras personas.

Aun siendo menos talentosos que otras personas, las personas que tienen mayor fortaleza mental, logran muy buenos resultados. Incluso mejores que los que pueden lograr personas con más talento, pero con menos fortaleza mental. Por eso debemos de enfocarnos en hacer nuestras estas características. Del mismo modo que debemos rodearnos de personas que tienen Actitud de Éxito. Las personas con Actitud de Éxito, pueden seguir desarrollando su fuerza mental.

Como líderes también debemos buscar y priorizar características que tienen que ver con la fortaleza mental y la mentalidad de superación. Esto es particularmente importante cuando queremos incorporar a alguien a nuestro equipo. La idea es identificar comportamientos relacionados con esas características en los candidatos.

¿Cómo contratamos personas con mayor fortaleza mental? Pensemos en comportamientos relacionados con las cinco características antes mencionadas, cuando estemos:

  • Analizando los CV.
  • Preguntando a personas o referidos que los conocen.
  • Observando a través de algún test piloto o en las entrevistas.

Podemos tener la mejor visión y el mejor plan de lo que queremos lograr, podemos tener todas las capacidades y los recursos necesarios para hacerlo, pero cuando tengamos problemas, cuando tengamos miedo, cuando tengamos dudas, será nuestra determinación la que nos permitirá superar cualquier obstáculo y lograr nuestros objetivos. Para lograr ese éxito con el que soñamos, para poder hacer posible algo que parece imposible, necesitamos determinación.

La determinación es la actitud clave para lograr nuestros objetivos, especialmente cuando estos son difíciles de alcanzar.

 

 

 

 

 

 

 

Criticar a una persona genera resentimiento. Dar ‘feedback’ es un arte.

En el primer capítulo de su libro “Cómo ganar amigos e influenciar sobre los demás”, Dale Carnegie concluye que, en lugar de censurar a la gente, debemos tratar de comprenderla. Debemos ponernos en los zapatos de la otra persona. Debemos pensar en porqué hacen lo que hacen.

La crítica es inútil cuando pone a la otra persona a la defensiva. Por lo general solo logra que trate de defenderse. La crítica aun siendo justificada, es peligrosa. La crítica lastima el orgullo y despierta el resentimiento.

No se trata de tener razón o no. El problema es que los seres humanos somos muy emocionales y de la misma forma que un elogio nos produce en enorme placer, una crítica nos genera una molestia muy grande. Esto puede ser aún peor si la crítica se enfoca en algún aspecto que la persona no puede mejorar.

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Feedback Inteligente

Si bien hay algunos casos donde es mejor evitar darle feedback a alguien, (“Cuando no dar feedback es la mejor opción” de Sergio Borasino), normalmente hacerlo de forma inteligente y planificada puede resultar de gran valor tanto para quien lo da como para quien lo recibe.

El feedback puede ayudar mucho a las personas que lo reciben a validar como están haciendo su trabajo. Puede darse como parte de una evaluación de desempeño o también de manera menos formal, sinmplemente cuando sea oportuno hacerlo.

Si bien el feedback muchas veces debe tocar aspectos negativos, es muy importante que estos estén enfocados en la acción y no en la persona.  

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Las 3 Etapas del Feedback

  • Preparar
  • Dialogar
  • Acordar Plan de Acción

 

Preparar

Entendiendo el contexto y características de la persona a la que le queremos dar feedback, debemos preparar muy bien lo que le que queremos comunicar y lo que le queremos preguntar. Adicionalmente es importante hacerlo en un lugar adecuado y en un momento que sea oportuno.

 Dialogar

El feedback en sí mismo debe intentar ser un dialogo donde la idea es llegar a un mismo entendimiento. El feedback siempre debe ser honesto y tocar los diferentes aspectos positivos y negativos (los negativos es mejor tratarlos como puntos a mejorar). En el caso de estos últimos, hay que buscar entender puntualmente que y como, podrían mejorarse. La ‘técnica del sandwich’ también ayuda: empezar dando feedback mencionando algún aspecto positivo, luego tocar lo que se puede mejorar y terminar con algún mensaje positivo. También es muy recomendable  usar ejemplos específicos al dar feedback.

Cerrar y acordar Plan de Acción

Dependiendo de la oportunidad, el momento de cierre puede ser bueno para solicitar feedback sobre ti mismo. Por último, es importante que se concluya con un acuerdo entre ambos sobre lo que se puede mejorar. Para ello hay que definir acciones específicas, que tengan fechas, responsables y métricas de avance.

Dar Feedback de forma inteligente, es una oportunidad de crear valor y de aprender. Es una oportunidad de contribuir al crecimiento de otras personas y al nuestro propio.

 

La Importancia de las Relaciones Humanas “Es mejor pensar todo lo que dices, que decir todo lo que piensas”

Las relaciones humanas son fundamentales, tanto en lo social, como en los negocios. El Pionero en hablar de este tema, fue Dale Carnegie, autor del libro “Como ganar amigos e influenciar sobre las personas”.

En este artículo, hablaremos de los conceptos relacionados con las Organizaciones Empresariales, resaltando algunas ideas que fueron introducidas por Carnegie.

Es un tema que parece fácil, pero no lo es. El comportamiento de la gran mayoría de personas, es contrario a las técnicas sugeridas por Carnegie. Por ello se requiere de mucha voluntad para generar un cambio positivo. Un cambio que nos permita relacionarnos mejor con otras personas.

 

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Relacionarse bien con otras personas tiene mucho valor. Posiblemente tanto o más valor, que la mayoría de los conocimientos que podamos tener. La Cultura Organizacional debe promover la buena relación y el trabajo en equipo de todos los directivos y empleados de la misma. Los Líderes juegan un papel decisivo, porque la Cultura se predica con el ejemplo.

 

¿Cómo podemos mejorar las relaciones humanas en la empresa?

Es necesario promover una Cultura Organizacional con valores sólidos con respecto a cómo tratamos a las personas. Estos Valores crean confianza y buenas relaciones interpersonales que generan mayor colaboración y mejor trabajo en equipo.

¿Cuáles son estos Valores?

Estos son para mi, algunos de los más relevantes:

  • Respeto
  • Honestidad
  • Trato justo y equitativo
  • Comunicaciones Transparentes

Si bien estos valores son la base para generar mejores relaciones, es necesario promover algunas ideas y capacitar a las personas para tener mayor éxito.

Este trabajo sugiero realizarlo con todas las personas. Es importante empezar por los Líderes y por quienes tengan mayor influencia en la organización.

 

¿Como Empezar?

En mi opinión se deben seguir estos tres pasos para promover la mejora de las relaciones personales:

  1. Comunicar los Comportamientos deseados.
  2. Promover Proyectos que involucren a personas de diferentes áreas.
  3. Reconocer los Comportamientos más destacados.

 

1) Comunicar los Comportamientos deseados

Déjenme citar algunos conceptos relacionados con las técnicas expuestas por Dale Carnegie, los cuales pueden ser promovidos dentro de la organización:

  • Sonreír y actuar siempre en forma positiva.
  • Respetar opiniones diferentes a las nuestras.
  • Escuchar atentamente.
  • Tratar de verlas cosas desde el punto de vista de los demás.
  • Admitir rápidamente cuando nos equivocamos en algo.
  • Elogiar los logros y los avances que otros van obteniendo.
  • Agradecer y reconocer explícitamente la ayuda de otras personas.
  • Dirigirse a las personas por su nombre.
  • Preocuparse por conocer mejor a otras personas.

 

2) Promover Proyectos que involucren a personas de diferentes áreas.

Hay muchas oportunidades en que los proyectos no dependen una sola persona o incluso de una misma área funcional. Incluir participantes de varias áreas incrementa el compromiso de estas con un proyecto.

De esta forma, las posibilidades que este proyecto sea exitoso también aumentan. Los Participantes tienen que apoyarse unos a otros. Esto promueve la integración y el trabajo en equipo. Es decir, se va generando en la empresa, una Cultura que refuerza el respeto y la Colaboración entre todas las personas.

 

3) Reconocer los Comportamientos más destacados.

Nada reditúa más que el  reconocimiento a las personas.

Si bien no se puede reconocer a todas las personas que lo merezcan, debemos tener especial cuidado en que todos los que sean reconocidos, no tengan ningún detractor.

¿Como lanzar un Programa de Reconocimiento?

En 3 pasos simples:

  • Definir cuáles son los Comportamientos que queremos promover. (los más destacados, ej. Apoyo a otras áreas, Actitud Positiva, orientación al cliente, etc.)
  • Comunicar a todas las personas, cómo se realizará la evaluación para elegir a los ganadores y en qué consistirá el reconocimiento.
  • Realizar estos reconocimientos en forma periódica y si es posible públicamente. Es importante explicar porqué se eligió a cada uno de los ganadores. (ej. hacerlo como parte de una reunión, o de una comunicación que se hace regularmente a todo el personal de la Institución)

 

Si bien estos conceptos son muy simples, solo si se practican y se convierten en hábitos, podrán ser parte de cada uno de nosotros. Mejorar la forma en que se relacionan las personas, tendrá sin duda alguna un efecto muy positivo en el desarrollo y los resultados de una empresa.

Depende de nosotros relacionarnos mejor. Y cuando tengamos alguna duda, tratemos siempre a los demás, como nos gustaría que nos traten a nosotros.